Zien wat er echt speelt: bewust worden van patronen in teams
In veel teams gaat het ogenschijnlijk goed. Iedereen doet z’n best, de sfeer is okay en de afspraken zijn gemaakt. Toch sluimert er iets. Gesprekken blijven aan de oppervlakte, afspraken worden wel gemaakt en niet nagekomen. De samenwerking kost meer energie dan nodig.
Wat speelt hier en hoe ontstaat bewustwording op patronen?
Vaak gaat het niet om de inhoud, maar om patronen — onzichtbare spelregels en gewoontes die in de samenwerking zijn geslopen. Of je nou wilt of niet, dit gebeurt. Mensen hebben baat bij voorspelbaarheid dus komt er een bepaald ritme op gang. Dit ritme, deze patronen, kunnen ontstaan op drie niveaus in samenwerking:
- Inhoud; de taak, het proces, de cijfers.
- Proces; Hoe verloopt het proces, wie doet wat?
- Betekenis; Welke betekenis wordt er gegeven aan dat wat er gezegd, gedaan of afgesproken wordt.
Veel teams blijven hangen op het niveau van inhoud. We bespreken wát er moet gebeuren, maar niet hoe of waarom dingen telkens op een bepaalde manier verlopen.
Daardoor blijven hardnekkige patronen in stand, zoals:
- Het zijn steeds dezelfde mensen die in vergaderingen het woord nemen.
- Het zijn altijd dezelfde mensen die bij een rooster probleem te hulp schieten.
- Feedback geven wordt vermeden “om de sfeer goed te houden”.
- Besluiten worden genomen maar niet gedragen.
Stel, een team bespreekt steeds opnieuw hoe het werk moet worden verdeeld. Er worden afspraken gemaakt, maar die houden geen stand. Dan is het handig een procesinterventie te doen aan de hand van drie (basis)stappen:
- Benoem het concrete gedrag “Het valt mij op dat jullie telkens opnieuw bespreken hoe het werk opnieuw verdeeld moet worden”
- Vraag of dit herkent wordt “Herkennen jullie dit?”
- Vraag naar het effect “Wat is het effect hiervan op jullie samenwerking?”
Met deze interventie druk je als het ware op de Stop knop. Je vertraagt en zoomt in op dat wat ertoe doet. Je kan nog verder inzoomen op dit patroon door te vragen naar hoe dit patroon tot stand komt – wat gaat steeds aan dit patroon vooraf? Hiermee duik je nog wat dieper in het proces.
Het kan best zo zijn dat steeds dezelfde collega’s het werk op zich nemen omdat zij zich er heel erg verantwoordelijk voor voelen. Dan zou je de derde laag, betekenis, kunnen verkennen door te vragen: “Wat betekent het voor jullie om werk los te laten?”
Hier komt vaak de dynamiek waar het om gaat aan het licht, de spanning die normaliter vermeden wordt: als ik het niet doe, doet niemand het.
En ook de aannames en overtuigingen van de teamleden komen in verkenning van betekenis aan het licht: “ik dacht, jullie hebben het al zo druk en werken al zo hard (aanname). En ik vind dat ik dan ook een tandje bij moet zetten – waar de overtuiging onder kan zitten, je bent pas waardevol als je hard werkt.
Zodra deze laag zichtbaar wordt*, ontstaat er ruimte voor het open gesprek. Het team kan bewust de keuze maken om ander gedrag in te zetten. Het begin van ontwikkeling.
Tot slot: patronen zijn hardnekkig, maar niet ondoordringbaar.
Wil je als team effectiever samenwerken? Begin dan met kijken naar de patronen – en durf die bespreekbaar te maken.
*Dit is ook het moment dat van jou als leidinggevende scherpte vraagt. Het team kan hier de neiging hebben dat wat er gezegd wordt persoonlijk op te vatten. (Hierover meer in een volgende blog)